Praca tłumaczy a RODO
Pierwsze co większości z nas przychodzi do głowy, kiedy myślimy o RODO i pracy tłumaczy jest to, co tłumacze robią z danymi swoich klientów. Kwestię tą już omówiliśmy i z pewnością każdy doskonale wie, że nie musi niczego się obawiać. Tłumacze pamiętają bowiem o przestrzeganiu wszystkich obowiązujących wytycznych. Od samego początku informują swoich klientów, co będzie działo się z przekazanymi przez nich danymi, klient z kolei wyraża na to zgodę. Jest jednak jeszcze jedna kwestia, którą warto wyjaśnić. Dotyczy ona danych samych tłumaczy. Nasze biuro – i nie tylko – ma swoją bazę tłumaczy. To im zlecamy wykonywanie tłumaczeń, robiąc wszystko, aby każde tłumaczenie zostało wykonane na jak najwyższym poziomie, a jednocześnie naprawdę szybko. Taka baza to oczywiście przechowywanie danych osobowych. Oznacza to, że pojawia się kwestia RODO. Zobaczmy w jakim zakresie biura tłumaczeń przetwarzają dane, które mają w bazie, a także co wolno tłumaczom w odniesieniu do ich danych.
Zakres przetwarzania danych
Biura tłumaczeń prowadzące bazy tłumaczy gromadzą nie tylko dane kontaktowe, ale również dane osobowe, a przede wszystkim te, które niezbędne są do wykonania rozliczenia. Trzeba wyraźnie podkreślić, że każde biuro tłumaczeń przetwarza gromadzone dane tylko w stopniu niezbędnym. Oznacza to, że dane wykorzystywane są tylko do realizacji umowy, rozliczenia z tłumaczem i prowadzenia księgowości. Aby jednak wszystko to było możliwe, dane zgromadzone w bazie muszą być przekazane odpowiednim osobom bądź instytucjom, na przykład księgowej bądź do banku. Oczywiście wszystko odbywa się zgodnie z wytycznymi wynikającymi z RODO. Tłumacze, którzy zdecydują się na współpracę z naszym biurem w ogóle nie muszą się tym martwić. Zanim dane zostaną przekazane tłumacz podpisuje dokument, w którym znajdują się informacje dotyczące praw biura do przetwarzania zgromadzonych danych, a także praw mówiących o rozporządzaniu danymi.
Jakie uprawnienia ma podający dane?
Wszyscy tłumacze, których dane znalazły się w bazie prowadzonej przez biuro, mogą skorzystać z prawa dostępu do tych danych. Jeśli tylko zachodzi taka potrzeba, mogą je również zmieniać. Tłumacze mogą poprosić o usunięcie danych, ograniczenie do nich dostępu. Mają również prawo do nie wyrażenia zgody na przetwarzanie ich danych. Trzeba jednak pamiętać, że to ostatnie zawsze wiąże się z brakiem możliwości współpracy. Przechowywanie danych jest istotne, jeśli chodzi o przepisy skarbowe. Oznacza to, że prośba o usunięcie danych nie w każdym przypadku może być zrealizowana. Warto jednak pamiętać, że profesjonalne biura – a do takich zalicza się właśnie nasze – sięgają po dane tylko w niezbędnych celach, które wskazaliśmy.
Podsumowanie
Trzeba jasno zaznaczyć, że wytyczne dotyczące RODO obowiązują biura tłumaczeń. Dane przekazane przez tłumaczy przechowywane są w sposób bezpieczne, a biura sięgają po nie tylko wówczas, gdy jest to konieczne. Nasze biuro dba o to, aby każdy współpracujący z nami tłumacz był pewnym, że jego dane osobowe są bezpieczne. Dlatego prosimy naszych tłumaczy o podpisanie obowiązkowych oświadczeń, w których dokładnie i jasno wyjaśniamy wszystkie zagadnienia związane z RODO.
Klienci indywidualny tłumaczy przysięgłych
Tłumacz przysięgły jest jedną z osób posługujących się danymi osobowymi. Decydując się na współpracę z nim podajemy mu swoje dane, ale zostawiamy również dokumenty, w których nie brakuje danych wrażliwych. W naszym biurze przed przyjęciem zlecenia dokładnie zapoznajemy klientów z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Klienci muszą również podpisać stosowne oświadczenie. Zawsze działamy w zgodzie z aktualnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
